En complément des statuts qui précisent les buts et conditions d’administration et de gestion de l’association, le présent règlement intérieur en organise le fonctionnement.

I- FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

  • Le Conseil d’Administration peut avoir lieu lors d’un rassemblement des membres de l’association ou utiliser des moyens de télécommunications (Internet ou autres) pour réunir des personnes ne se trouvant pas au même endroit.
  • Les membres du conseil d'administration sont bénévoles, ils sont remboursés sur justificatifs de leurs frais engagés pour l’association, son administration, les représentations à des manifestations extérieures. Les frais de déplacements pour les assemblées générales ne sont pas pris en charge par l’association.

II- ASSEMBLEE GENERALE

  • Convocations :

Elles peuvent se faire soit par diffusion sur une liste informatique, soit par affichage sur le site Internet de l’association, ou envoi d’un courriel individuel à chaque adhérent.

  • Votes :

Ils seront annoncés sur la liste et organisés systématiquement sur le site Internet dans l’espace membres pendant une période de 7 jours. De ce fait, il n’y aura pas nécessité de prévoir des pouvoirs.

III- UTILISATION DES DONNEES

  • Chaque marquisien peut compléter son ascendance propre avec les données partagées par l’Association. Il fait l’usage qu’il souhaite des données ainsi complétées notamment en publiant son ascendance sur Internet. En aucun cas les données fournies par les adhérents ne pourront être exploitées à des buts lucratifs par quiconque à l’intérieur et en dehors de l’association.
  • Il est également interdit d'utiliser le nom et prénom et autres données des participants ainsi que ceux des membres de leur famille ayant moins de cent ans sans accord préalable de l'intéressé. Ceci couvre l'utilisation sur un site personnel, le dépôt sur un
    serveur généalogique - Généanet, Genealogie.com, etc – ainsi que l'échange dans un cadre privé hors Marquise.
  • En cas de départ d’un adhérent de l’association, celui-ci peut demander que les données de moins de 100 ans le concernant directement soient retirées de la base.

IV- ADHESION

Les personnes physiques souhaitant être membres actifs de l’association doivent :

  • Fournir les données généalogiques de leur ascendance dont au moins une partie doit être originaire des départements mentionnés à l’article 2 des statuts par transfert d’un fichier au format gedcom. Ces données sont acquises à l’association :
  • Remplir un bulletin d’adhésion ;
  • Acquitter une cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’assemblée générale. Le règlement d’une cotisation ouvre droit à une voix lors des votes de l’Assemblée Générale. Pour les couples, il leur est possible de régler une cotisation (1 voix) ou deux cotisations (2 voix) ;
  • Fournir un texte de présentation, une photo et une adresse électronique valide.

A partir du 1er Janvier 2007, seuls les adhérents à jour de leur cotisation pourront télécharger la base de données et auront accès à la liste de diffusion. A partir de cette date, il y aura un code d’accès unique qui sera changé aussi souvent que nécessaire grâce à un mailing spécial envoyé aux adhérents.

  • Les adhérents qui n'auront pas renouvelé leur adhésion avant le 31 décembre n'auront plus accès au site, à la base et à la liste jusqu'au renouvellement effectif de leur adhésion.

V - FRAIS DE RASSEMBLEMENT

  • Ils sont supportés par les participants aux rassemblements. Une commission spécifique pour chaque rassemblement (général ou sectoriel) est systématiquement créée par les adhérents qui prennent en charge l’organisation d’un rassemblement. Chaque commission créée pour un rassemblement doit établir un budget présentant des comptes équilibrés. Les frais d’organisation sont obligatoirement justifiés par les factures des fournisseurs au nom de l’association, la participation financière de chacun étant établie à l'ordre de l'association, le trésorier est obligé de séparer dans sa comptabilité les frais d'organisation et les remboursements des participants, du reste du fonctionnement de l'association.
  • Le trop perçu des frais d'organisation sera acquis à l'association.
  • Dans le cas où des réservations de locaux ou autres occasionneraient des frais payables d’avance, une avance de trésorerie pourra être faite sur demande. Elle sera restituée à l’association après chaque rassemblement.

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